Verifactu: steuern sie ihre rechnungen richtig oder riskieren sie strafen!
Selbstständige und Kleinunternehmer aufgepasst
: Die Zeiten, in denen Excel-Tabellen und Word-Vorlagen für die Rechnungsstellung ausreichten, könnten bald gezählt sein. Die spanische Steuerbehörde (AEAT) hat eindringlich vor den Risiken gewarnt, die mit der Nutzung dieser gängigen Programme im Hinblick auf das neue System VeriFactu verbunden sind. Wer hier nicht aufpasst, droht ernstzunehmende Probleme.Was ist verifactu und warum kommt es jetzt?
VeriFactu ist ein neues Instrument der AEAT im Kampf gegen Steuerbetrug. Es soll sicherstellen, dass Rechnungen nicht manipuliert werden können und eine lückenlose Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist. Im Kern bedeutet das: Rechnungssoftware muss bestimmte technische Anforderungen erfüllen, um von der Behörde akzeptiert zu werden. Dazu gehört die sichere Aufzeichnung jeder Rechnung, die Erstellung eines überprüfbaren Verlaufs und die potenzielle automatische Übermittlung der Daten an die Steuerbehörde oder eine sichere Speicherung für spätere Kontrollen.
Die Einführung von VeriFactu ist eng mit dem Antifraude-Gesetz verbunden und soll Transparenz schaffen. Dabei geht es nicht nur um große Unternehmen, sondern vor allem auch um Selbstständige, die bislang oft auf einfache, aber unzureichende Methoden zur Erstellung von Rechnungen zurückgegriffen haben.
Die excel-falle: wo vorsicht geboten ist
Die gute Nachricht: Excel und Word sind nicht grundsätzlich verboten. Die schlechte Nachricht: Sobald diese Programme zur Automatisierung von Berechnungen oder zur strukturierten Verwaltung von Rechnungsdaten verwendet werden, geraten sie in den Fokus der neuen Bestimmungen. Eine Excel-Tabelle, die beispielsweise automatisch den Mehrwertsteuer-Betrag berechnet oder Rechnungslisten generiert, kann rechtlich als Rechnungssoftware eingestuft werden – und muss dann die Anforderungen von VeriFactu erfüllen.
Das bedeutet, dass die einfache Nutzung einer Vorlage, bei der alle Daten manuell eingegeben werden, noch unbedenklich ist. Aber wer hier mit Formeln und Automatisierungen arbeitet, bewegt sich auf dünnem Eis. Das Risiko, bei einer Steuerprüfung ins Kreuzfeuer der Kritik zu geraten, ist real.
Wer ist betroffen und wann beginnt die umstellung?
VeriFactu betrifft primär Unternehmen und Selbstständige, die Software zur Rechnungsstellung einsetzen. Die Umstellung ist für Kapitalgesellschaften ab dem 1. Januar 2027 geplant, für andere Unternehmen und Selbstständige ab dem 1. Juli 2027. Es wird jedoch empfohlen, sich bereits jetzt mit den neuen Anforderungen auseinanderzusetzen und gegebenenfalls auf eine VeriFactu-konforme Software umzusteigen, um Stress und mögliche Strafen zu vermeiden. Eine freiwillige Nutzung der neuen Software ist bereits jetzt möglich.
Die konsequenzen: nicht nur ein umstieg, sondern ein umdenken
Die Einführung von VeriFactu ist mehr als nur ein technischer Umstieg. Sie zwingt viele Selbstständige dazu, ihre bisherige Arbeitsweise zu überdenken und sich mit den Anforderungen der Steuerbehörde auseinanderzusetzen. Wer bisher auf einfache Lösungen gesetzt hat, muss nun in eine professionelle Rechnungssoftware investieren. Aber es ist eine Investition in die Sicherheit und Rechtssicherheit des eigenen Unternehmens.
Die AEAT hat hier ein klares Signal gesendet: Wer effizient und transparent arbeitet, hat nichts zu befürchten. Wer jedoch weiterhin auf unzureichende Methoden setzt, riskiert empfindliche Strafen. Der Zeitpunkt für eine Anpassung ist gekommen.